Бухгалтерский учет на аутсорсинг. Плюсы и минусы.

• /
• Авторские статьи, заметки /
• Бухгалтерский учет на аутсорсинг. Плюсы и минусы.

На основе результатов проведенных нами аудиторских проверок в организациях, где бухгалтерский учет осуществлялся аутсорсинговыми компаниями, мы посчитали необходимым поделиться своими выводами, предложениями и замечаниями.

Аутсорсинг (от англ. outsourcing) – передача организацией определенных бизнес процессов или каких-либо производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области.

Бухгалтерский аутсорсинг и бухгалтерское обслуживание – это один из самых распространенных видов аутсорсинга. Например, в Европе 86%, а в США 92% компаний передают функции ведения бухгалтерского учета сторонним фирмам. В России данные услуги только-только начали завоевывать популярность.

Процессы расчета заработной платы, кадрового администрирования, бухгалтерского и налогового учета являются обязательной функцией в деятельности любой компании. И руководство компании решает вопрос кому поручить столь важное и ответственное дело, как ведение бухгалтерского учета.

Рассмотрим плюсы и минусы передачи ведения бухгалтерского учета специализированной фирме. К сожалению, понятие «аутсорсинг» в российском законодательстве отсутствует. В связи с этим фактором стороны пользуются ст.421 ГК РФ в соответствии с которой юридические лица свободны в заключение договора.

Итак, отметим плюсы передачи ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг:

• отсутствуют проблемы по постоянному поиску квалифицированных специалистов для бухгалтерии и их замены на время отпусков, в том числе больничных и декретов;
• экономия затрат на содержание бухгалтерии – заработная плата, начисления, обучение, информационные программы (Гарант, Консультант +);
• экономия на приобретение и поддержку бухгалтерских программ (1С), содержание сотрудников IT;
• экономия на приобретение, обслуживание и ремонт компьютерной техники;
• экономия на ведение кадрового учета;
• открытость, прозрачность и обеспечение дополнительного внешнего контроля за деятельностью организации, что особенно важно для инвестиционной привлекательности бизнеса;
• ответственность в части ведения бухгалтерского и налогового учета по договору возлагаются на специализированную фирму.

Однако надо иметь ввиду, что какие бы условия не содержал договор на аутсорсинг, административная и уголовная ответственность за неуплату налогов организации и другие связанные с бизнесом нарушения законодательства несёт её руководитель.

В качестве минусов можно отметить следующие моменты:

- в результате неудачного выбора специализированной фирмы возможен форс-мажорный разрыв договорных отношений (см. статью как выбрать аудиторскую фирму);

- отсутствует уверенность в конфиденциальности (см. там же);

- отсутствует возможность для генерального директора оперативно обсудить с главным бухгалтером последствия и риски перед подписанием сложных контрактов и договоров;

- не заинтересованность специализированной фирмы в минимизации налогообложения.

Учитывая вышеизложенное рекомендуем включать в договор на бухгалтерское обслуживание (аутсорсинг) следующие пункты:

5. Исполнитель несёт ответственность перед Заказчиком в форме компенсации убытков в размере уплаченных Заказчиком (или фактически взысканных) сумм пени и штрафов, законность начисления (взыскания) которых подтверждается постановлением кассационной инстанции арбитражного суда, а также в размере уплаченных сумм государственных пошлин на ведение соответствующих судебных дел, если таковые осуществлял Заказчик.
5. Исполнитель еженедельно (ежемесячно, ежеквартально) осуществляет копирование всего массива информации, относящейся к ведению дел Заказчика, за отчетный период с обязательной передачей этих данных Заказчику.
5. По истечении любого периода Заказчик имеет право провести инициативную аудиторскую проверку, а Исполнитель обязан обеспечить доступ аудиторов ко всей имеющейся информации и документации.
5. Исполнитель обязан своевременно информировать Заказчика обо всех изменениях законодательства, в том числе налогового, с учетом отраслевой специфики, которые могут оказать существенное влияние на финансовые результаты деятельности Заказчика.

Кроме того, в договоре необходимо прописать действия аутсорсинговой компании в процессе проведения проверок контролирующими органами и оговорить необходимость юридической помощи при подготовке новых договоров и соглашений.

При этом своевременная и качественная подготовка первичных документов всегда остаётся за Заказчиком, т.е. необходимость наличия учетных работников у Заказчика всё же остаётся.

И ещё несколько соображений:

Ведение бухгалтерского и налогового учета сторонней организацией даёт максимальный эффект, когда операции в значительной степени являются монотонно-однообразными. Если же Ваша фирма работает по нескольким направлениям, постоянно генерирует новые идеи, ищет нестандартные формы развития, то в таких случаях, на наш взгляд, стоит иметь свою высококвалифицированную бухгалтерскую службу.

В ряде случаев аутсорсинговые фирмы предлагают вести учет на своих эксклюзивных программах. От таких услуг, несмотря на предлагаемые льготные условия, рекомендуем отказаться, так как в случае расторжения договора возникнут дополнительные проблемы, связанные с переходом на стандартные программы.

И так выбор за Вами!

P.S.  Компания, заключившая договор на передачу ведения бухгалтерского учета специализированной фирме должна внести изменения в приказ по учетной политике.